Functionaliteiten
Organisatie
Gebruikers beheren
Geef eenvoudig toegang aan gebruikers met de juiste rechten en schermen voor de taken die ze uitvoeren door ze aan een gebruikersgroep toe te voegen met gebruikersnaam en emailadres.
Creditmanagers voeren het debiteurenbeheer over 1 of meerdere entiteiten en hebben toegang tot alle beschikbare operationele tools.
Iedereen in de organisatie die disputen kan/moet oplossen krijgt toegang tot het klachten management en bijbehorende rechten op de klantkaarten. Afhankelijk van het soort onderneming vallen de mensen onder meer of minder verschillende afdelingen zoals Sales, Klantenservice, Distributie, Productie, etc.
Managers krijgen toegang de rapportage module en het klachtenmanagement zodat ze inzicht hebben en kunnen bijsturen waar nodig.
Beheer van het klachten management
Kies welke issues (redenen voor late of non-betaling) van toepassing zijn in uw bedrijfsproces.
Elk bedrijsproces kent zijn eigen issuecategorieen. In de inrichtingswizard kiest u welke issuecategorieen van toepassing zijn.
Per Issuecategorie zoals “factuur niet ontvangen”, “product niet conform specificatie”, “betalingsregeling” of “dienst niet geleverd”, geeft u aan of de betreffende facturen tijdelijk uit het opvolgingsproces gelaten worden en binnen hoeveel tijd het issue opgelost moet zijn.
Segmentatie
Segmenteer klanten in segmenten om elke groep op de ge-eigende wijze op te volgen. Criteria voor segmentatie zijn bijvoorbeeld risico scores, cultuur, taal of historisch betaalgedrag.
Per segment wordt een opvolgingsprofiel gegenereerd.
Op basis van de gekozen factuur- en/of debiteurkenmerken wordt de segmentatie tijdens de import bepaald. Zo worden uw klanten altijd volgens de juiste opvolgingsstrategie benaderd.
Communicatie
Maak een opvolgingsprofiel per segment door opvolgende communicatie acties op de grafische tijdlijn te definieren
Verschillende media zoals brieven, emails, calls, sms en faxen worden gecombineerd om het beste effect te realiseren
Betaalopties op basis van een betaallink of een QR code van uw eigen PSP. Of via een link op de Customer Response Site waar uw klant de facturen die betaald mogen worden kan selecteren.
Klant contact site
De klant contact site van Maxcredible geeft uw klanten de mogelijkheid om te zien
- welke facturen er openstaan,
- welke facturen betaald zijn,
- openstaande facturen te betalen,
- of er klachten geregistreerd zijn,
- klachten te melden,
- of adreswijzigingen door te geven.
Op de herinnering staan de url en inloggegevens voor het CRS in de taal van de klant:
Export Incasso
Maxcredible helpt u om uw klanten tijdig te laten betalen. Mocht ondanks alle inspanningen om dat voor elkaar te krijgen het nodig zijn om een vordering aan een externe partij over te dragen dan ondersteund MaxCredible dat.
U kunt u per Incassobureau of Gerechtsdeurwaarder een exportfile definieren conform het door hen gewenste formaat. Met evrschillende partijen hebben we ook een directe koppeling met hun incassoportaal.
Uit handen gegeven posten worden in MaxCredible geregistreerd zodat u inzicht heeft in de uitstaande posten bij (verschillende ) externe partijen. Tevens krijgt u dmv de rapportages inzicht in het succes van een incassopartij.
Individueel startscherm
Individueel startscherm:
Iedere gebruiker kan zijn eigen startscherm kiezen uit een aantal voor gedefinieerde schermen.
Voor de creditmanager geeft het “Persoonlijke Startscherm” de dagelijkse workload weer.
Beheer van het klachten management
Kies welke issues (redenen voor late of non-betaling) van toepassing zijn in uw bedrijfsproces.
Elk bedrijsproces kent zijn eigen issuecategorieen. In de inrichtingswizard kiest u welke issuecategorieen van toepassing zijn.
Per Issuecategorie zoals “factuur niet ontvangen”, “product niet conform specificatie”, “betalingsregeling” of “dienst niet geleverd”, geeft u aan of de betreffende facturen tijdelijk uit het opvolgingsproces gelaten worden en binnen hoeveel tijd het issue opgelost moet zijn.
- Aan de linkerzijde de automatische gegenereerde berichten en calls die vandaag verwerkt moeten worden (per administratie indien van toepassing)
- Rechts de disputen en betalingstoezeggingen die opgelost cq bewaakt moeten worden
Berichtenbatches
Berichtenbatches:
Dagelijks worden de te versturen berichten en de bellijst klaargezet voor controle en verwerking.
De batches worden gegenereerd op basis van de vastgelegde opvolgingsprofielen waarbij rekening wordt gehouden met de bediscuteerde facturen die uit het opvolgingsproces worden gelaten.
Call list
Klant beheerscherm
Klant beheerscherm:
- Direct inzicht in contactgegevens, factuurgegevens, issues, betalingstoezeggingen, betalingsgedrag
- Aanmaken van betalingsregelingen, registreren van disputen en betalingstoezeggingen, handmatige berichten, overdracht incasso, incidenteel ingrijpen op opvolgingsstrategie
- “1 click” access to: Historie van communicatie, disputen, documenten en opmerkingen, handmatig verzenden van berichten en aanmaken issues
Klachten management
Klachten management:
In het klachtenmanagement, of liever het issuemanagement, worden alle (veronderstelde) redenen waarom klanten niet of nog niet willen betalen vastgelegd.
Per issue wordt vastgelegd:
- Wat het probleem is
- Wie het op moet lossen
- Wie de oplossing bewaakt
- Binnen hoeveel tijd het opgelost moet zijn
- Of de betreffende facturen tijdelijk uit het opvolgingsproces gehaald moeten worden
- De gerealiseerde oplossing
- Of de facturen weer opgevolgd kunnen worden.
Op de herinnering staan de url en inloggegevens voor het CRS in de taal van de klant:
Overdracht incasso
Overdracht incasso:
Facturen die niet zijn betaald nadat alle opvolgingsacties uitgevoerd zijn, worden in de keuze lijst “ter incasso” gezet.
Per incassobureau of deurwaarder worden de gekozen facturen in voor gedefinieerd formaat geëxporteerd of direct in het portal van de incassopartij inschoten.
In de rapportages is zichtbaar welke facturen overgedragen zijn en of ze inmiddels wel of niet betaald zijn.
Standaard rapporten
Dynamische rapporten