Een bewijs is beter dan een toezegging : MaxCredible & Aangetekend Mailen

Inhoud

1. Wat is aangetekend mailen?
2. Wat zijn de voordelen van aangetekend mailen?
3. Hoe werkt Aangetekend mailen in creditmanagement?
4. Hoe werkt Aangetekend mailen in het MaxCredible platform?
5. Waar moet een aangetekende mail juridisch aan voldoen?
6. Tarieven en investering
7. De voordelen van MaxCredible en Aangetekend mailen

Wat is aangetekend mailen?

Een aangetekende e-mail is een elektronische versie van een aangetekende brief. Het is een manier om e-mails veilig, aantoonbaar en juridisch geldig te versturen. Je ontvangt een bevestiging van de datum en het tijdstip waarop je bericht is afgeleverd, én een melding zodra de ontvanger het bericht heeft geaccepteerd. Bovendien wordt de bijlage beveiligd tegen wijzigingen. Verstuur belangrijke informatie daarom altijd als bijlage. Aangetekende e-mail wordt door de rechtbank erkend als rechtsgeldig bewijs.

Hoe werkt Aangetekend mailen in creditmanagement?

Met de integratie met Aangetekend mailen kan je binnen het MaxCredible platform eenvoudig betalingsherinneringen en aanmaningen aangetekend versturen. Het versturen gaat niet alleen snel en duurzaam, maar vooral ook veilig. Daarnaast verhoogt het de betalingsbereidheid met gemiddeld 20%.

Omdat elk bericht wordt verstuurd met rechtsgeldige bewijsstukken van zowel verzending als ontvangst, heb je een sluitend dossier voor juridische zekerheid. Dit bespaart tijd en voorkomt mogelijke geschillen.

 Met Aangetekend Mailen stuur je eenvoudig rechtsgeldige e-mails direct vanuit je vertrouwde MaxCredible platform. Er is geen extra software nodig met een portaal, wat de communicatie directer en efficiënter maakt. Aangetekend Mailen integreert naadloos in je huidige werkwijze in MaxCredible platform waarmee tijd en kosten worden bespaard. Dit vermindert het risico op vertragingen of verlies van belangrijke documenten aanzienlijk. In plaats van fysieke aangetekende post, is het nu mogelijk rechtstreeks digitaal te communiceren met alle betrokken partijen, zonder tussenkomst van een extern portaal of platform.

Een aantal voordelen waar veel juridische afdelingen gebruik van maken:

• Rechtsgeldigheid en bewijslast: Aangetekend Mailen voldoet aan eIDAS-standaarden en biedt juridisch bindend bewijs van verzending en ontvangst, wat cruciaal is bij geschillen of officiële procedures.
• Efficiëntie en kostenbesparing:Geen gedoe meer met externe oplossingen of poststukken, waardoor het 80% goedkoper is dan aangetekende post zendingen.
• Gemakkelijke integratie:Aangetekend Mailen kan direct vanuit het bestaande MaxCredible platform worden gebruikt.
• Verhoogde Attentie waarde: De aangetekende mail zorgt voor een attentie waarde waardoor betaalconversie met 20% toe neemt.

Hoe werkt Aangetekend mailen in het MaxCredible platform

Het sturen van een aangetekend mail is zeer eenvoudig. Je schrijft je e-mail zoals je normaal zou doen, maar in plaats van email, brief of sms, kies je voor ‘Aangetekend email’. Selecteer de facturen waarop het betrekking heeft en klik vervolgens op ‘’save’’.

De ontvanger krijgt een melding dat er een aangetekende e-mail voor hen is. De ontvanger moet de mail eerst accepteren en optioneel zichzelf authentiseren om de e-mail vrij te geven. Van alle stappen worden de juridisch belangrijke gegevens vastgelegd op een statusbiljet dat ook beschikbaar is op de debiteuren kaart in het MaxCredible platform. Hieronder de stappen op een rij:

1. Belangrijke e-mail wordt aangetekend verzonden
2. E-mail wacht op de server op acceptatie door ontvanger
3. Ontvanger krijgt notificatiemail
4. Ontvanger accepteert de aangetekende e-mail
5. Aangetekende e-mail wordt vrijgegeven aan de ontvanger

Naast handmatig versturen van aangetekende e-mails, is het ook mogelijk om de aangetekende e-mail standaard op te nemen in de payment journey. Op deze manier verstuur je volledig geautomatiseerd aangetekende e-mails uit via de MaxCredible applicatie. Hoe doe je dat?

Het is erg simpel, volg de stappen hieronder:

Stap 1: Ga naar de payment journey in de MaxCredible applicatie

Stap 2: Selecteer de payment journey waar je de aangetekende e-mail wilt toevoegen

Stap 3: Sleep het e-mail incoontje naar de dag dat je de geregistreerde e-mail wilt versturen. (let op, het aantal dagen is vanaf de vervaldatum van de factuur).

Stap 4: Selecteer de juiste e-mail template en geef aan dat deze aangetekend verstuurd moet worden.

Waar moet een aangetekende mail juridisch aan voldoen?

Betreft de juridische waarde: Als QTSP-leverancier, bied de dienst Aangetekend Mailen een qERDS oplossing die onder de Trust Service Providers in Nederland valt en moet voldoen aan de eIDAs vereisten.

Onder de eIDAS-verordening is de Aangetekende Mail een digitaal equivalent van aangetekende post. Om te voldoen aan de vereisten van eIDAS moet de e-mail aan de volgende aspecten voldoen:

• Bewijs van verzending en aflevering
• Identificatie van verzender en de ontvanger
• Aantoonbaarheid van de verzendroute in een status biljet. (zoals een track en trace)
• Authenticiteit waarborgen
• Duurzame-drager van het bericht zijn.

Tarieven en investering

Op de website van Aangetekend Mailen is een overzicht van de tarieven te vinden. Gemiddeld komt het neer op 1 euro per aangetekende mail.

De implementatie tijd is tussen de 5 tot 8 werkdagen, hierin richten wij een specifieke omgeving voor jullie in en zullen we in de omgeving de server instellingen met jullie afstemmen en inrichten.

De technische aspecten stemmen we af met jullie door de veiligheid protocollen checken en afstemmen zoal SPF en DEKIM. Naast de implementatie en adoptie vangen wij met deze kosten ook al het beheer gedurende de looptijd van het contract mee af, hieronder valt ook 24/7 monitoring op de omgeving voor maintenance en security.

In de bijlage vind je als extra informatie in een one-pager van Aangetekend Mailen.

De voordelen van MaxCredible en Aangetekend mailen

• Juridisch bindend bewijs: Voldoet aan eIDAS-standaarden en biedt rechtsgeldige bewijslast van verzending en ontvangst.
• Efficiënt en kostenbesparend: Tot 80% goedkoper dan fysieke aangetekende post.
• Snelle en veilige verzending: Beveiligde verzending van e-mails en bijlagen met volledige traceerbaarheid.
• Direct te gebruiken in MaxCredible: Geen extra software of portaal nodig, naadloze integratie in bestaande workflows.
• Automatisering mogelijk: Volledig te integreren in de payment journey voor automatische verzending.
• Hogere betalingsbereidheid: Aangetekende mails verhogen de kans op betaling met gemiddeld 20%.
• Tijdwinst en minder risico: Vermindert kans op vertraging of verlies van belangrijke documenten.

Geïnteresseerd? Neem dan vandaag nog contact met ons op.