MaxCredible & Print Partners: Optimaliseer je Briefverzending met een van de drie Integratieopties

Het versturen van fysieke brieven blijft in veel sectoren essentieel – denk aan facturen, aanmaningen of herinneringen. MaxCredible biedt hierin een krachtige oplossing met de mogelijkheid om briefbatches in PDF-formaat te genereren. Maar hoe zorg je ervoor dat deze brieven efficiënt bij je drukpartner terechtkomen?

In deze blog nemen we je mee door drie methoden om MaxCredible te koppelen aan je printpartner – van volledig geautomatiseerd via API tot handmatige processen met validatieopties. We leggen uit hoe elke methode werkt, wat de voordelen zijn, en wanneer je welke optie het beste kiest. 

Begrijp de Basis: MaxCredible en Briefbatches 

MaxCredible genereert briefbatches als PDF-bestanden. Deze zijn vervolgens beschikbaar voor verzending via een printpartner. Sommige organisaties willen handmatig kunnen controleren voordat de verzending plaatsvindt, bijvoorbeeld bij belangrijke klanten. In die gevallen zijn de handmatige methoden (2 en 3) geschikt. Liever volledige automatisering? Dan is de API-koppeling (methode 1) de beste keuze. 

Methode 1: API-Integratie – Volledige Automatisering 

De API-integratie is dé keuze voor organisaties die grote hoeveelheden brieven snel en foutloos willen verwerken. Via een beveiligde API haalt je printpartner automatisch de brieven op zodra ze klaar zijn. 

Zo werkt het: 

– API Endpoint: /v1.0/administrations/{administration-id}/communication/letters/batches 

– Authenticatie: Via API-sleutel of OAuth 2.0. De printpartner moet als gebruiker geregistreerd zijn. 

– Resultaat: JSON-respons met de PDF als base64-gecodeerde string. 

– Automatisering: Decoderen en opslaan van de PDF via scripting (bijv. Python). 

Voordelen: 

– Volledig geautomatiseerd
– Directe toegang tot batches
– Schaalbaar voor grote volumes
– Naadloze systeemintegratie 

Overwegingen: 

– Vereist technische kennis
– API-beveiliging is cruciaal
– Mogelijke API-rate limits 

Voorbeeldcode in Python: 

Methode 2: Inloggen als Printpartner + UIPath Automatisering 

Bij deze methode krijgt je printpartner een gebruikersaccount binnen MaxCredible. Ze loggen handmatig in, downloaden de briefbatches en verwerken deze verder. Dit proces kan gedeeltelijk geautomatiseerd worden met RPA-tools zoals UIPath. 

Zo werkt het: 

– Inloggen: Printpartner logt in met gebruikerslicentie 

– Downloaden: Batches handmatig selecteren en downloaden 

– Automatisering: UIPath kan dit proces automatiseren met workflows 

Voordelen: 

– Eenvoudig op te zetten
– Mogelijkheid tot handmatige controle
– Geen API-ontwikkeling nodig 

Overwegingen: 

– Tijdrovend zonder automatisering
– Licentiekosten per gebruiker
– Onderhoud van UIPath-workflows vereist 

Methode 3: Interne Download & Verzendservice 

Wil je liever alles in eigen hand houden? Dan downloadt je interne team de briefbatches zelf en stuurt deze handmatig door naar de printpartner – bijvoorbeeld via e-mail of beveiligde bestandsdeling. 

Zo werkt het: 

– Download: Een interne gebruiker haalt de PDF-batches op 

– Verzending: Bestanden worden via afgesproken kanalen doorgestuurd 

– Automatisering: Optioneel via UIPath 

Voordelen: 

– Volledige controle over verzending
– Geen technische koppelingen nodig 

Overwegingen: 

– Tijdsintensief en foutgevoelig
– Afhankelijk van interne capaciteit
– Risico op vertragingen 

Welke Methode Kies Jij? 

De juiste keuze hangt af van je situatie:

Hoge volumes – Methode 1 (API)
Weinig technische kennis – Methode 2 of 3
Behoefte aan controle – Methode 3 (intern)
Gebruik van UIPath – Methode 2 of 3
Beperkt budget – Methode 3 

Onze Aanbeveling 

Voor maximale efficiëntie is API-integratie (Methode 1) sterk aan te raden. Heb je meer behoefte aan validatie en kwaliteitscontrole, dan zijn Methode 2 of 3 geschikter. Veel printpartners bieden zelfs een controleproces aan als onderdeel van hun service.

Tot slot: overweeg ook de standaard MaxCredible printpartners – zij hebben de API-integratie al ingericht én de benodigde licenties inbegrepen. Informeer bij je accountmanager of het customer success team voor meer details. 

Wil je hulp bij het inrichten van één van deze opties of heb je vragen over de API-documentatie? We staan voor je klaar! 

Dieper Inzicht in de Keuze voor een Integratiemethode 

Het bepalen van de juiste methode voor het verzenden van brieven vanuit MaxCredible is meer dan alleen een technische keuze. Het raakt aan je interne processen, samenwerking met leveranciers, compliance, en uiteindelijk klanttevredenheid. Daarom loont het om niet alleen te kijken naar de technische haalbaarheid, maar ook naar de bredere bedrijfscontext.

Als je organisatie bijvoorbeeld onderhevig is aan strenge regelgeving (denk aan zorg, financiën of overheidsinstellingen), dan kan de keuze voor een methode waarbij handmatige validatie mogelijk is (zoals methode 2 of 3) helpen om audits te doorstaan en de betrouwbaarheid van communicatie te verhogen. Bij andere organisaties, zoals e-commercebedrijven of telecomproviders, speelt snelheid en schaalbaarheid juist een grotere rol. In die gevallen is methode 1 verreweg de meest efficiënte en betrouwbare optie. 

Waarom Automatisering Essentieel Is voor Schaalbaarheid 

Zodra je wekelijks of dagelijks honderden of duizenden brieven verstuurt, wordt het praktisch onmogelijk om dit handmatig efficiënt te verwerken. API-integratie (methode 1) biedt dan niet alleen snelheid, maar zorgt er ook voor dat je minder afhankelijk bent van menselijke handelingen – wat fouten en vertragingen aanzienlijk reduceert. Bovendien kun je met een geautomatiseerde koppeling makkelijk statistieken en logs genereren, die nuttig zijn voor interne rapportage of audits. 

De Rol van Robotic Process Automation (RPA) in de Praktijk 

In situaties waarin API-integratie niet direct mogelijk is, biedt RPA een uitstekende tussenoplossing. Tools zoals UIPath simuleren de handelingen van een gebruiker – zoals klikken, typen en downloaden – en kunnen dit proces 24/7 uitvoeren zonder pauze. Hoewel het geen vervanging is voor een directe API, kan het een waardevolle aanvulling zijn op je automatiseringsstrategie. Het is met name interessant voor organisaties die tijdelijk een oplossing zoeken voordat een API-koppeling is gerealiseerd. 

Gebruik van Standaard Printpartners 

MaxCredible werkt samen met standaard printpartners die al volledig zijn geïntegreerd via de API. Dit betekent dat je als organisatie geen aparte ontwikkeling hoeft op te zetten of licenties voor gebruikers hoeft aan te schaffen. Deze printpartners hebben ook ervaring met de structuur van de batches en kunnen vaak aanvullende diensten aanbieden zoals kwaliteitscontrole, printbeheer, en retourafhandeling. Het gebruik van zo’n partner verlaagt niet alleen de technische drempel, maar versnelt ook je implementatietijd aanzienlijk. 

Data Security en Compliance 

Ongeacht de gekozen methode is dataveiligheid cruciaal. Brieven bevatten persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie. Bij API-integratie is het belangrijk om encryptie en veilige authenticatie (zoals OAuth 2.0) te gebruiken. Bij handmatige processen moet je ervoor zorgen dat gebruikerswachtwoorden veilig worden opgeslagen en dat bestanden via beveiligde kanalen worden gedeeld.

Ook is het goed om na te denken over logging: wie heeft wanneer welke batch ingezien of verzonden? Dergelijke informatie is belangrijk in het kader van AVG/GDPR en interne compliance-eisen. 

Voorbeeldscenario’s uit de praktijk 

• Een energiebedrijf stuurt dagelijks duizenden herinneringsbrieven. Door API-integratie te implementeren met een printpartner wordt dit volledig geautomatiseerd en is menselijke interventie niet meer nodig.
•  Een verzekeringsmaatschappij wil gevoelige polisinformatie voor verzending eerst laten goedkeuren door een medewerker. Zij kiezen voor methode 3, waarbij een intern team via UIPath de brieven downloadt en na goedkeuring doorstuurt.
• Een MKB-bedrijf zonder IT-afdeling kiest voor methode 2. De printpartner logt dagelijks in en haalt handmatig de batches op. Door UIPath in te zetten, wordt dit deels geautomatiseerd zonder extra IT-ontwikkeling. 

Conclusie 

Welke methode je ook kiest – API, printpartner login of intern downloaden – zorg ervoor dat deze aansluit bij je bedrijfsprocessen, capaciteit en compliance-eisen. MaxCredible biedt de flexibiliteit om aan verschillende behoeften te voldoen, of je nu volledig wilt automatiseren of liever handmatige controle houdt.

Heb je nog vragen of wil je sparren over de beste aanpak voor jouw organisatie? Ons team van experts denkt graag met je mee.